Een weddingplanner organiseert jullie bruiloft samen met jullie of helemaal voor jullie: hij of zij zoekt locatie en leveranciers, bewaakt budget en planning, stemt alle onderdelen op elkaar af en stuurt de dag zelf aan, zodat jullie als bruidspaar niet achter de details aan hoeven. Een planner loont vooral als jullie weinig tijd hebben, op afstand trouwen, een locatie kiezen zonder eigen organisatie of op één dag meerdere leveranciers en acts willen laten samenwerken. Let bij het kiezen op ervaring, een helder pakket, een duidelijke prijsopbouw en de klik. De artiesten voor het feest kiezen jullie het liefst zelf; de planner stemt daarna speeltijden, techniek en draaiboek met ze af.

Wat doet een weddingplanner precies?

Een weddingplanner is de regisseur van de organisatie. Wat de planner doet, hangt af van het pakket. Meestal kies je uit drie vormen:

Volledige planning: de planner begeleidt het hele traject, van de budgetopzet en de zoektocht naar een locatie tot het draaiboek en de dag zelf
Deelplanning: jullie hebben al een locatie of een deel van de leveranciers en de planner vult aan, bijvoorbeeld met entertainment, styling of de ceremonie
Dagcoördinatie: jullie regelen alles zelf en de planner neemt in de laatste weken het draaiboek over, informeert de leveranciers en stuurt de dag aan

Bij volledige planning komen al deze taken terug: een planning met deadlines, offertes opvragen en vergelijken, afspraken vastleggen, locatie en leveranciers op elkaar afstemmen, de tijdlijn van de dag opstellen en op de dag zelf het aanspreekpunt zijn. Een goede planner neemt geen beslissingen van jullie over, maar zorgt dat jullie ze op tijd en met de juiste informatie kunnen nemen.

Wanneer loont een weddingplanner?

Trouwen jullie op het gemeentehuis en vieren jullie het feest in een restaurant dat de avond zelf verzorgt, dan is dagcoördinatie vaak al genoeg, of regelen jullie het met een goede vriend of vriendin als ceremoniemeester. Een planner wordt waardevol in situaties zoals deze:

Een locatie zonder eigen organisatie, zoals een landgoed, een strand of een loods, waar jullie catering, techniek, meubilair en sanitair zelf inhuren
Een dag met meerdere acts na elkaar: live muziek bij de ceremonie, een saxofonist bij de borrel en een feest met een dj of coverband
Trouwen op afstand: jullie wonen in het buitenland of in een andere regio en kunnen niet bij elke bezichtiging zijn
Weinig tijd of weinig zin in de organisatie, terwijl jullie wel een strak verzorgde dag willen

Zet de kosten van een planner af tegen wat die jullie oplevert: tijd, minder fouten en soms een betere inkoop, omdat een planner de markt kent. Vraag altijd een offerte met de prijsopbouw erbij: een vast bedrag per pakket, een uurtarief of een vergoeding die meegroeit met het totale budget. Alle drie komen voor, en alleen met die opbouw op papier vergelijk je offertes eerlijk.

Waar let je op bij het kiezen?

Let op ervaring, stijl, de klik en wat er precies in het pakket zit. Maak dat concreet met deze vragen in het eerste gesprek:

Heeft de planner ervaring met bruiloften van jullie omvang en jullie soort locatie, en kunnen jullie foto's of een geanonimiseerd voorbeelddraaiboek van een eerdere bruiloft bekijken?
Wat zit er wel en niet in het pakket: hoeveel afspraken, wie belt de leveranciers, en is de planner op de dag zelf aanwezig en tot hoe laat?
Ontvangt de planner een vergoeding van leveranciers die hij of zij aanbeveelt, en hoe gaat hij of zij om met leveranciers die jullie zelf aandragen?
Wie neemt het over als de planner op de dag zelf ziek is?
Staan annuleringsvoorwaarden, betaaltermijnen en aansprakelijkheid in het contract?
Is er een klik? Jullie delen maandenlang persoonlijke keuzes en een budget met deze persoon

Op de pagina weddingplanners boeken vind je weddingplanners met een profiel op EuroActs, elk met een eigen omschrijving. Je neemt rechtstreeks contact met ze op, zonder tussenpersoon en zonder commissie.

Een weddingplanner in Rotterdam, Den Haag of Almere

Deze drie steden bieden heel verschillende locaties: Rotterdam heeft dakterrassen, loodsen en industrieel erfgoed, Den Haag het strand en de duinen, Almere locaties aan het water. Juist daar is een planner met een lokaal netwerk waardevol. Zo'n planner kent vaak de huisregels van de locaties, weet wanneer je voor een feest op het strand of in de openbare ruimte een vergunning nodig hebt, kent de regels voor geluid en eindtijden en is op de dag zelf snel ter plekke. Vraag een planner uit een andere regio daarom of hij of zij jullie locatie al kent, en reken reistijd en reiskosten mee. Weddingplanners in de stad zelf vind je bijvoorbeeld op weddingplanners in Rotterdam; voor andere steden ga je via de pagina met alle weddingplanners.

Samenwerken met de artiesten die jullie boeken

De muziek en het entertainment bepalen de sfeer van het feest, dus kies de dj, band of act bij voorkeur zelf of samen met de planner, en laat de planner het praktische deel doen. Spreek vooraf af wie het contract met de artiest sluit en op wiens naam de afspraak staat. Daarna leggen planner en artiest samen vast:

Speeltijden, pauzes en de eindtijd van de locatie
Opbouwtijd en soundcheck, en of de artiest zelf licht en geluid meebrengt of de techniek van de locatie gebruikt
Stroom, de plek van het podium of de dj-booth, laden en lossen en parkeren
Het moment van de openingsdans, de speeches en de taart in de tijdlijn
Eten en drinken voor de artiest en de crew
Een do-not-play-lijst en de verzoeknummers die jullie wel willen horen
Eén aanspreekpunt op de dag: de planner, niet het bruidspaar

Hoe je een artiest vindt, vergelijkt en vastlegt, lees je stap voor stap in hoe boek je een artiest; richtprijzen per categorie vind je in de prijzengids.

Wat jullie altijd zelf in handen houden

Ook met een planner blijven een paar dingen bij jullie: de keuzes over sfeer, gasten en budget, het laatste woord over elk contract en elke aanbetaling, en een eigen kopie van elk contract en elk draaiboek. Houd bij wat jullie aan wie hebben betaald en wanneer de volgende termijn valt. Zoeken jullie nog een dj, band of act voor de dag? Zoek op categorie, stad of naam via ontdekken en neem rechtstreeks contact op met de artiest.